Wissenssicherung beim Personalwechsel

Der Mitarbeiter geht. Sein Wissen bleibt.

Wir bekämpfen den Wissensverlust durch Personalwechsel.*

Sprechen Sie uns an Nutzen durchrechnen

* Ca. 1 Mio. Erwerbspersonen erreichen pro Jahr das gesetzliche Rentenalter. Zusätzliche 10 Mio. verlassen die Firma jährlich durch Fluktuation. Brainbox Re:vive hilft in beiden Fällen.Quelle: Statistisches Bundesamt, 13,3 Mio. bis 2040

Was liegt an

Aus dem Schriftverkehr erkannt. 37 Vorgänge offen, 6 davon dringend.

  • Zugesagtdringend
    Preisprüfung HydroTec zum 01.07. HydroTec GmbH · 09.01.2026

    Prüfung zugesagt, die Kalkulation liegt vor.

    fertig?
  • Wartet aufdringend
    Zulassungsunterlagen Baureihe H Prüfstelle Materialtechnik · 12.05.2026

    Zwei Nachweise angefordert, Zulieferung bis Monatsende.

    fertig?
  • Zugesagt
    Reklamation Charge 4471 abschließen Brandt Hydraulik · 18.11.2025 fertig?
Alle 37 offenen Vorgänge

Wer wichtig war

Die Gegenüber mit dem meisten Schriftverkehr.

Personen
Dr. A. Hollmann 412 S. Albrecht 388 J. Röder 274 P. Nowak 196
Firmen
HydroTec GmbH 2.140 Kranich Antriebstechnik 1.312 Brandt Hydraulik 984 Prüfstelle Materialtechnik 611

Was wichtig war

Lieferantenmanagement Rahmenverträge Reklamationen Zulassungen
Beispiel mit fiktiven Daten

Ausgangslage

Was ein Abgang kostet.

13,3 Mio.
Erwerbspersonen erreichen in den nächsten 15 Jahren das gesetzliche Rentenalter.Statistisches Bundesamt, 2026
42 %
des rollenrelevanten Wissens stecken nur im Kopf einer einzigen Person.Panopto Workplace Knowledge Report
8 Std.
pro Woche verlieren Wissensarbeiter durch Suchen und Nachfragen.McKinsey
ø 42.000 €
kostet der Wissens- und Produktivitätsverlust je ausscheidendem Mitarbeiter.Gallup, StepStone, Oxford Economics · So rechnen wir

Nachfolge

Was zwischen Abschied und Übergabe passiert.

  1. 1

    Der Mitarbeiter geht.

    Ein älterer Mensch geht allein einen langen Säulengang entlang

    8 Jahre Einkauf. Verabschiedung am Freitag, Nachfolger am Montag.

  2. 2

    Sein Wissen bleibt.

    • 61.540E-Mails
    • 3.804Dateien
    • 212Geschäftskontakte

    Alles ist noch da. Im Postfach, in Ablagen, in Gesprächsverläufen.

  3. 3

    Aber keiner blickt durch.

    Der Nachfolger hat Zugriff auf alles und Antworten auf nichts.

  4. 4

    Zusammenhänge statt Dokumente.

    Welches Lieblingshotel hat Carsten Kraus in München?

    164 Kandidaten · 24 Quellen · 6,5 s

    Das Livinghotel Prinzessin Elisabeth, am liebsten die zweistöckige „Prinzessin Suite“.

    Quellen (24) · 2023 bis 2026

    Re:vive zeigt, wer mit wem worüber in Kontakt stand: Personen, Kunden, Lieferanten, offene Aufgaben und Projekte in einem Bild.

Rückwirkend möglich

Es funktioniert auch, wenn die Person schon weg ist.

Solange Postfach oder Backup existieren, lässt sich das Wissen heben.

Rechnung

Rechnen Sie es für Ihren Fall durch.

Voreingestellt: Durchschnitt laut StepStone
Rolle der Person
ab 42.000 €
Verlust je Abgang

52.300 € Durchschnittsgehalt (StepStone) × 80 % Neubesetzungskosten (Gallup) = 41.840 €. Davon laut Oxford Economics 82,3 % Produktivitätsverlust und 17,7 % Suche und Einarbeitung.

Produktivitätsverlust, bis der Nachfolger voll leistet 82,3 %34.500 €
Suche, Überbrückung und Einarbeitung 17,7 %7.500 €
Pro Jahr bei 2 Abgängen: ab 84.000 €

Quellen: StepStone 2025, Gallup 2024, Oxford Economics 2014

So entsteht die Zahl

  1. Gehalt

    Ausgangspunkt ist das Jahresgehalt der Person. Voreingestellt sind 52.300 €, das Durchschnittsgehalt in Deutschland.

    StepStone Gehaltsreport 2025 ↗
  2. Kosten der Neubesetzung

    Was es kostet, eine Stelle neu zu besetzen: rund 40 % des Jahresgehalts bei operativen Fachkräften, 80 % bei Fach- und technischen Rollen, 200 % bei Führungskräften. Beispiel: 52.300 € × 80 % = 41.840 €.

    Gallup 2024 ↗
  3. Produktivitätsverlust

    82,3 % dieser Kosten entstehen, weil der Nachfolger anfangs weniger leistet, bis er voll eingearbeitet ist. Die übrigen 17,7 % sind Suche, Überbrückung und Einarbeitung. Beispiel: 82,3 % von 42.000 € = 34.500 €.

    Oxford Economics, The Cost of Brain Drain, 2014 ↗
  4. Hochrechnung

    Verlust je Abgang × Abgänge von Schlüsselpersonen pro Jahr, gerundet auf 500 €. Verlorenes Wissen und Kundenbeziehungen sind nicht eingerechnet.

Ergebnis

Produktaufbau

  1. 1

    Übergabe-Dossier

    Was liegt an 37 offen · 6 dringend
    Zugesagtdringend
    Preisprüfung HydroTec zum 01.07. HydroTec GmbH · 09.01.2026
    Wartet aufdringend
    Zulassungsunterlagen Baureihe H Prüfstelle Materialtechnik · 12.05.2026
    Wer wichtig war
    Dr. A. Hollmann 412S. Albrecht 388HydroTec GmbH 2.140

    Tag 1 des Nachfolgers: was ansteht, wer wichtig war und in welchen Themen die Arbeit lag.

  2. 2

    Durchsuchbares Wissen

    Welche Zusagen gelten gegenüber HydroTec noch?

    164 Kandidaten · 24 Quellen · 6,5 s

    Zwei sind offen: 1.200 Einheiten Mindestabnahme für 2026 und die Preisprüfung zum 01.07.

    Hinweis: Eine ältere E-Mail nennt noch 1.000 Einheiten.

    Quellen (24) · 2023 bis 2026

    Fragen stellen wie einem Kollegen. Jede Antwort mit Quelle, Widersprüche werden benannt.

  3. 3

    Kontaktdatenbank

    Das Netzwerk wird sichtbar. Jeder Geschäftspartner mit Ansprechpartnern und Verlauf.

Beispiele mit fiktiven Daten

Ansprechpartner

Sie sprechen mit den Menschen, die das Projekt begleiten.

Carsten Kraus

Carsten Kraus

Unternehmer, KI-Pionier

Erfinder und Seriengründer. Schon als Schüler schrieb er Omikron BASIC, später entwickelte er FactFinder, Europas Marktführer für Produktsuche im Onlinehandel. Heute hält er 25 KI-Patente.

Christoph Augenstein

Christoph Augenstein

Business Development

Der operative Kopf von Re:vive. Nach Jahren im Investment- und Startup-Umfeld, teils unter der Leitung von Carsten Kraus, setzt er KI heute hands-on in mittelständischen Unternehmen um.

Thomas Augenstein

Thomas Augenstein

Head of Sales Re:vive

Verantwortet bei Re:vive den Vertrieb und das Partnermanagement. Er bringt langjährige Vertriebserfahrung mit und führte zuletzt selbst als Geschäftsführer eine Vertriebsorganisation.

Erstgespräch

Erzählen Sie uns von Ihrer nächsten Übergabe.

Wie viele Schlüsselpersonen verlassen Ihr Unternehmen in den nächsten 24 Monaten? In 20 Minuten zeigen wir Ihnen, was Re:vive daraus sichern kann.

  • Antwort innerhalb von 24 Stunden
  • Auf Wunsch mit Ihrer IT und Ihrem Datenschutzbeauftragten am Tisch

Ihre Daten werden vertraulich behandelt und nur für die Kontaktaufnahme verwendet.

Fragen

Was Entscheider wissen wollen.

Ablauf und Kosten

Wie läuft ein Projekt ab?
  1. Freigabe. Ihre IT gibt Postfach und Ablage der Person frei, gern aus dem Backup. Die Betriebsvereinbarung liefern wir als Vorlage.
  2. Aufbereitung. Re:vive ordnet und verknüpft die Inhalte. Sensibles prüfen wir gemeinsam mit Ihrer Personalabteilung.
  3. Übergabe. Der Nachfolger erhält Dossier, durchsuchbares Wissen und Kontaktdatenbank. Auf Wunsch betreuen wir das dauerhaft, für jeden weiteren Abgang.
Wie lange dauert ein Projekt?

Zwei bis vier Wochen von der Freigabe bis zur Übergabe.

Wie viel Aufwand haben wir?

Eine Freigabe, ein Gespräch, eine Unterschrift. Den Rest übernehmen wir.

Was, wenn der Mitarbeiter schon weg ist?

Dann ist Re:vive genau dafür gebaut. Solange Postfach, Dateien oder ein Backup vorhanden sind, lässt sich das Wissen heben. Unabhängig davon, wie und wann die Person gegangen ist.

Was kostet Re:vive?

Das hängt von Datenmenge und Umfang ab. Zur Einordnung: Der Wissens- und Produktivitätsverlust je ausscheidendem Mitarbeiter liegt im Schnitt bei rund 42.000 Euro. Re:vive liegt deutlich darunter. Im Erstgespräch erstellen wir ein Angebot mit Festpreis für den Piloten.

Technik

Wo werden unsere Daten verarbeitet?

Auf Wunsch vollständig bei Ihnen, auf einer Appliance in Ihrem Netz. Alternativ in einem deutschen Rechenzentrum mit ISO-27001-Zertifizierung.

Gehen Daten an eine externe KI?

Nein. Alle KI-Modelle laufen lokal, es gibt keine externe KI-API im Verarbeitungspfad. Auf Ihren Daten wird nicht trainiert, das sichern wir vertraglich zu.

Wer bekommt Zugriff?

Nur die Personen, die Sie über Ihre bestehenden Microsoft-Entra-Gruppen freigeben. Inhalte tragen Sensitivitätsstufen. Zugriffe unserer Mitarbeitenden erfolgen nach Need-to-know und werden protokolliert.

Behält unsere IT die Kontrolle?

Ja. Jeder Zugriff wird protokolliert, und Ihre IT hat einen Notaus. Beim Ausstieg exportieren wir alles in offene Formate und löschen mit Nachweis.

Datenschutz und Betriebsrat

Welche Daten werden verarbeitet?

Ausschließlich dienstliche Postfächer und Ablagen ohne privates Nutzungsrecht. Keine privaten Konten. Elf Schutzkategorien werden vor der Aufnahme herausgefiltert und mit der Personalabteilung geprüft.

Wird jemand überwacht?

Nein. Leistungs- und Verhaltenskontrolle ist technisch und vertraglich ausgeschlossen. Zugriffsprotokolle dienen allein der IT-Sicherheit. Das steht so in der Betriebsvereinbarung.

Wir haben einen Betriebsrat. Was heißt das für das Projekt?

Dass wir ihn früh einbinden. Die Betriebsvereinbarung ist Standard-Lieferbestandteil. Die Zuarbeit zur Datenschutz-Folgenabschätzung übernehmen wir.

Wie werden die Daten gelöscht?

Ihre IT kann den gesamten Bestand jederzeit löschen, mit Nachweis. Die Verarbeitung erfolgt als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Abgrenzung

Wir haben Microsoft 365 Copilot. Reicht das nicht?

Copilot ist gut für die Suche im laufenden Betrieb. Re:vive ist etwas anderes: ein kuratierter Übergabeprozess, der das Wissen einer einzelnen Person strukturiert. Damit der Nachfolger nicht nur findet, was sie wusste, sondern auch, warum sie Entscheidungen so getroffen hat.

Und Re:vive läuft auf Wunsch komplett in Ihrem Haus, auch rückwirkend.